Konsten att skriva instruktioner

Jag inledde dagen med att skriva en instruktion till mina kontorskollegor. Instruktioner är roliga att skriva, men det är inte alltid lätt. Här kommer därför några tips. Jag exemplifierar med min egen instruktion, även om den egentligen mest fyller funktionen av arg lapp.

1. Avgränsa instruktionen

Bestäm dig för vad instruktionen ska lära läsaren att göra. Om du försöker få in för mycket i samma instruktion så blir det ofta oöverskådligt och rörigt (den som gapar över mycket, o.s.v.). Jag avgränsade till hur man blir av med en smutsig kopp, inte till hur man håller ordning i köket. Om du ska skriva instruktioner för ett stort område, gör först en översiktlig instruktion och hänvisa till andra, mer detaljerade instruktioner.

2. Använd ja-och-nej-frågor

Frågor aktiverar läsaren, och det är precis vad man vill i en instruktion. Använd bara frågor som man kan svara ja eller nej på, och var noga med att det inte finns några slags mellanalternativ så att läsaren blir osäker.

3. Använd uppmaningsform

Växla mellan frågor och uppmaningsform, inget annat. Det enda undantaget i min instruktion är första meningen, som visar när instruktionen ska användas. I en mer seriös instruktion skulle jag ha skrivit den som en inledning, för att göra instruktionen helt ren.

4. Se till att det finns en väg ut

När du är klar, kontrollera att läsarna kan slutföra instruktionen oavsett vilken väg de har tagit. I min instruktion glömde jag först att sätta ut pilen mellan "plocka ut disken" och "ställ koppen i diskmaskinen". Då skulle läsaren ha haft kvar koppen när instruktionen tog slut, och det var ju inte meningen. Om det finns flera vägar ut, alltså flera sätt att bli klar, kan du göra en nu-är-du-klar-ruta som alla pilar till slut leder till.

5. Använd rutor eller tabeller, möjligen punktlistor

Rutor med pilar ger bra överblick, men det är inte alltid man har teknisk möjlighet att rita. Då är tabeller ett bra alternativ, med nummer i vänsterkolumnen och instruktioner i högerkolumnen. Pilen måste då ersättas av språket, så här: "Öppna diskmaskinen. Är disken ren? Ja: Gå till steg 4. Nej: Gå till steg 5." 

6. Gör så klart din vanliga mottagaranalys, och testa!

För att lyckas med en instruktion måste man veta vilka förkunskaper läsarna har, vilka ord de kan, vad de själva vill åstadkomma, hur motiverade de är att göra rätt, om de tycker att uppgiften är meningsfull o.s.v. Det bästa sättet att sedan kontrollera om man hade rätt är att testa instruktionen på riktiga mottagare. Gör de rätt? Var kör de fast? 

Vill du blir bra på att skriva instruktioner, ring mig!

Det finns mycket mer att tänka på när man skriver instruktioner, och små ändringar kan ofta göra stor skillnad. Jag drömmer om att få hålla en hel kurs bara om att skriva instruktioner. Vill du gå den kursen? Ring mig så fixar vi biffen!