måndag 9 juni 2014

Veckans oväntade byråkratord

Vissa har byråkratiskan i blodet. En av dem är webbredaktör på xxl.

"Rör din hänvändelse webbshoppen?"

Om man har byråkratiskan pumpande i ådrorna så tycker man kanske att hänvändelse passar ihop med sport, vildmark och sjöar i kvällsljus. Vi andra håller inte med. Därför är det alltid en bra idé att låta någon annan läsa innan man publicerar.

måndag 28 april 2014

Vådan av hastiga ämnesbyten eller Vad gör Anders Borg i djungeln?

I går var det söndag och jag funderade på om jag skulle se Agenda på SVT. På min tv kan man få upp information om programmen i förväg genom att trycka på en smart liten knapp, så jag gjorde det.



Men vänta nu, vad står det egentligen? Ska Anders Borg och Magdalena Andersson ha sin duell i djungeln? Och under vilka omständigheter? Nej, det ska de så klart inte. SVT är visserligen inte främmande för dokusåpor, men jag tror inte att Anders Borg har tid.

Det här är ett klassiskt syftningsfel, och det blir roligt. Men vad hände, och hur kan man undvika det?

Vi fogar texten till vår befintliga kunskap

När vi läser hämtar vi upp ny kunskap ur texten och fogar in den i vår befintliga kunskap om ämnet. Vi bedömer hela tiden om textens påståenden är gamla eller nya, sannolika eller osannolika, och om de passar ihop med det vi redan vet eller om vi måste lära om. 

Därför inser vi snabbt att det är mycket osannolikt att Anders Borg och Magdalena Andersson hålls fångna i djungeln. Påståendet passar så illa med vår befintliga kunskap att vi skrattar till, av överraskning. Några sekunder senare inser vi ju att det inte alls skulle vara roligt om Anders Borg och Magdalena Andersson faktiskt hölls fångna och misshandlades, och det är absolut inte roligt att rohingyaflyktingarna gör det.

Förvarna om att texten byter ämne – men hur?

Hur uppstod syftningsfelet? Genom att texten bytte ämne utan att berätta det, och dessutom använde det stilistiska greppet att först använda ett pronomen och avsluta med att visa vem pronomenet syftade på. Hastiga och oannonserade ämnesbyten stör läsningen, men det finns flera sätt att undvika dem.

Använd rubriker

Texten hade fungerat bra om den hade haft rubriker, t.ex. så här:
Duell inför valrörelsen
De politiska huvudalternativen klarnar inför valrörelsen. Duell mellan finansminister Anders Borg (M) och Socialdemokraternas Magdalena Andersson.                                                                          
Dokumentär av Folke Rydén
De hålls fångna i djungeln, misshandlas och tvingas betala lösen för att bli fria. Skakande reportage av dokumentärfilmaren Folke Rydén om de förföljda rohingyaflyktingarna.

Nu ser vi att det kommer ett nytt ämne genom att bara titta på texten. Inget syftningsfel.

Gör nytt stycke

Även en styckesbrytning utan rubrik skulle ha hjälpt. Då skulle vi ha varit beredda på att "de" kanske inte syftade på förra stycket, även om vi hade behövt fundera:
De politiska huvudalternativen klarnar inför valrörelsen. Duell mellan finansminister Anders Borg (M) och Socialdemokraternas Magdalena Andersson.

De hålls fångna i djungeln, misshandlas och tvingas betala lösen för att bli fria. Skakande reportage av dokumentärfilmaren Folke Rydén om de förföljda rohingyaflyktingarna.
Funkar det? Kanske inte. Låt mig återkomma till det här alternativet.

Använd språket

Om man av tekniska skäl inte kan använda rubriker eller ens göra nytt stycke (trots att man kan åka till månen o.s.v.) så måste man markera ämnesbytet med ord, t.ex. så här:
De politiska huvudalternativen klarnar inför valrörelsen. Duell mellan finansminister Anders Borg (M) och Socialdemokraternas Magdalena Andersson. Dessutom: De hålls fångna i djungeln, misshandlas och tvingas betala lösen för att bli fria. Skakande reportage av dokumentärfilmaren Folke Rydén om de förföljda rohingyaflyktingarna.

Man kan så klart också nöja sig med att göra så här:
De politiska huvudalternativen klarnar inför valrörelsen. Duell mellan finansminister Anders Borg (M) och Socialdemokraternas Magdalena Andersson. De förföljda rohingyaflyktingarna hålls fångna i djungeln, misshandlas och tvingas betala lösen för att bli fria. Skakande reportage av dokumentärfilmaren Folke Rydén.

I det sista alternativet blir vi dock fortfarande överraskade av ämnesbytet (vid "De förföljda rohingyaflyktingarna"), men vi upptäcker det direkt och undviker att missuppfatta texten. Läsaren blir störd, men skrattar inte. 

Använd språket och gör nytt stycke

Nu när vi har tagit bort det stilistiska greppet med ett inledande pronomen så fungerar det mycket bättre att göra nytt stycke:
De politiska huvudalternativen klarnar inför valrörelsen. Duell mellan finansminister Anders Borg (M) och Socialdemokraternas Magdalena Andersson.
De förföljda rohingyaflyktingarna hålls fångna i djungeln, misshandlas och tvingas betala lösen för att bli fria. Skakande reportage av dokumentärfilmaren Folke Rydén.

Gör en punktlista

Om det är få saker som ska räknas upp, t.ex. några ämnen till kvällens Agenda, så kan man också använda en punktlista:
  • De politiska huvudalternativen klarnar inför valrörelsen. Duell mellan finansminister Anders Borg (M) och Socialdemokraternas Magdalena Andersson. 
  • De hålls fångna i djungeln, misshandlas och tvingas betala lösen för att bli fria. Skakande reportage av dokumentärfilmaren Folke Rydén om de förföljda rohingyaflyktingarna. I studion Jens Orback, generalsekreterare i Palmecentret. 
  • Internationella ekonomer anklagar riksbanken för att strypa den svenska ekonomin. Vice riksbankchef Cecilia Skingsley bemöter kritiken mot för höga räntor. 
  • Populärt med partiledardebatter inför höstens val - men blir väljarna klokare av det? Reportage om nya trenden. 

Undvik syftningsfel med hjälp av röd tråd

Syftningsfel uppstår ofta, men inte alltid, när läsaren börjar läsa en mening i tron att den handlar om något annat. De kan också uppstå när en mening byter ämne någonstans i mitten. Den typen av syftningsfel undviker man om man arbetar aktivt med textens röda tråd. Hur du gör det kan du t.ex. läsa mer om här: Två tips för att få flyt i texten och här: Hur hänger det ihop?

måndag 3 mars 2014

Vad är det du vill? Eller: Texter är ointressanta

Innan man skriver en text finns det en sak man måste ha klart för sig: Texten i sig är helt ointressant. Jag vägrar diskutera texter innan jag vet vad de ska användas till.

Varför har de anställt dig?

Även om du skriver texter hela dagarna är det knappast det du är anställd för att göra. Låt oss titta på några andra branscher. En rörmokare är inte anställd för att byta ut rörkopplingar. Han är anställd för att få vatten och avlopp att fungera. En travtränare är inte anställd för att göra enskilda övningar med en häst. Hon är anställd för att få hästen att vinna. Och du lär inte vara anställd för att producera texter. Du är anställd för att (fyll i själv här). Vad är det du vill uppnå och varför har din arbetsgivare anställt dig? Först när du vet det kan du avgöra om dina texter är bra eller inte.

Vad ska du få gjort?

Du vill få saker gjorda, eller hur? Det är nästan alltid det som det handlar om. Att få saker gjorda. Du skriver fakturor för att dina kunder ska sätta in pengar på ditt bankgiro. Du dokumenterar för att ditt företag ska gå igenom revisionen. Du skriver brev till privatpersoner för att de ska skicka in papper så att du i din tur kan handlägga deras bygglov/försäkringsärende/deklaration på rätt sätt. Om man hårdrar resonemanget (och det tycker jag att man ska göra) så brukar det sluta med att man finner sig vara en kugge i ett maskineri som antingen ska uppnå vinst åt aktieägare eller skapa ett gott samhälle åt en viss grupp människor. Till exempel alla som bor i Sverige eller i kommunen.

Vad är det du vill? Vilka bollar ska dina texter sätta i rullning?

Vilka texter behöver du?

Nu kan vi börja diskutera texter. Till att börja med: vilka texter behövs? Vilken kommunikation behövs och vilken ska ske på telefon, öga mot öga respektive i skrift? De texter som vi kommer överens om, när ska de skrivas och skickas? Kan de standardiseras? Hur ska de kopplas samman med arbetsprocesserna? Hur ska de återanvändas och hur ska vi förbereda dem för det?

Hur ska texten se ut?

Och till slut kan vi börja diskutera innehållet, strukturen och utseendet, kanske till och med språket. Nu kan vi diskutera texterna. Men alltid först: vad är det du vill?

måndag 28 oktober 2013

Röd tråd: två tips för att få flyt i texten

Hur gör man en text intressant? Hur får man läsaren att hänga med? Hur skapar man flyt? Tre frågor med ett svar: man jobbar med röd tråd.


Det är enkelt!

En tydlig röd tråd bygger på två knep och en grundförutsättning. Knepen är enkla, men grundförutsättningen är tyvärr lite svårare. Den kräver nämligen att du tänker efter ordentligt. Knepen kan du däremot använda nästan utan att tänka alls, och det är ju goda nyheter.

Inled texten med en hissmening


Vi börjar med grundförutsättningen: Du måste veta vad texten handlar om. Och det räcker inte med att veta på ett ungefär. Du måste veta exakt, och du måste kunna formulera det i en konkret, kärnfull mening i påståendeform. Den meningen blir textens hissmening, alltså det du hinner säga till någon som mellan våning tre och fem frågar vad texten handlar om.

Om den personen sedan frågar ”hur kan du påstå det?” eller ”men hur går det till?” så kan du glatt svara ”läs texten!”, eftersom hela texten sedan förklarar, försvarar eller utvecklar påståendet. Den här textens hissmening är En tydlig röd tråd bygger på två knep och en grundförutsättning. 

Skriv hissmeningen någonstans i början av texten. Läsare är ofta som en person du träffar i hissen. De vill veta vad texten handlar om och läser bara vidare om de tycker att det verkar intressant.

Men vilka knep är det? Det ska jag visa nu. Häng med!

Inled varje stycke med en egen hissmening

Det första knepet är att inleda varje stycke med en mening som tydligt visar vad stycket handlar om och hur det förhåller sig till resten av texten. Inledningsmeningarna bildar ett slags tjock röd tråd som löper genom hela texten. De blir alltså också hissmeningar, fast för stycket. Tänk dig att läsarna skummar igenom din text genom att läsa alla inledningsmeningar. Då ska de få en tydlig bild av vad texten handlar om och hur den hänger ihop.


Knyt ihop meningarna

Det andra knepet är att skapa små, korta röda trådar som knyter ihop meningarna med varandra. Tänk dig att du fäster en sådan tråd någonstans i slutet av en mening och sedan fäster den andra änden i början av nästa mening. Alla meningar ska ha en sådan liten knut någonstans i början. Man kan knyta på två sätt, antingen med nyckelord eller med sambandsord.

... med nyckelord

Nyckelord kan du se i den här textens andra stycke:

… man jobbar med röd tråd.
För att få en tydlig röd tråd i en text finns det två knep och en grundförutsättning. Knepen är enkla, men grundförutsättningen är tyvärr lite svårare. Den kräver nämligen att du tänker efter ordentligt. Knepen kan du däremot använda nästan utan att tänka alls, och det är ju goda nyheter.

Första meningen börjar med ”röd tråd”, som fanns med i slutet av stycket ovanför. Mellan orden löper alltså en liten röd tråd som visar att meningarna hänger ihop och handlar om samma sak. Därefter introducerar meningen två nya nyckelord: knep och grundförutsättning. ”Knep” finns med i början av andra och fjärde meningen. ”Grundförutsättning” finns i början av tredje meningen, fast det står ”den”. Jag har färgmarkerat orden så att du kan se vad jag menar. Du kan tänka dig att du knyter en liten tråd från ”knep” i den första meningen och fäster den i inledningen av den andra och fjärde meningen. Sedan kan du knyta ihop tredje meningens ”den” med ”grundförutsättningen” i första och andra meningen. Nu sitter meningarna ihop ordentligt!

... eller med sambandsord

Sambandsord är ett annat verktyg för att knyta. Sambandsord är ord som visar hur meningarna förhåller sig till varandra, till exempel när man har argumenterat för något och sedan börjar nästa mening med däremot. Då vet läsarna att den meningen innehåller ett motargument. Om meningen i stället börjar med dessutom så förväntar sig läsarna ett till argument för. Andra sambandord är eftersom, därför, trots detta, för det första, för det andra, slutligen, dock, exempelvis … Använd en synonymordlista så hittar du fler. Även sambandsorden ska sitta i början av meningen.


Knyt i början av meningen

Man kan knyta med sambandsord eller nyckelord, eller blanda, men alla meningar ska ha en knut i början. Så varför just i början? Varför kan man inte knyta varsomhelst? Det beror på att vi måste koppla ihop ny kunskap med gammal kunskap för att kunna ”spara ner” den. Vi har väldigt svårt att minnas en ny portion kunskap som inte anknyter till något alls. Därför undrar vi hela tiden ”vad handlar det här om?” eller ”hur hänger det här ihop med det jag redan vet?”. De frågorna ligger liksom och surrar i bakhuvudet under hela läsningen, och det är först när vi får svar på dem som vi börja koncentrera oss på innehållet. Alltså ska svaret finnas i början av meningen. Då behöver vi aldrig stanna upp och tänka ”vad snackar de om nu?”.


Jag ljög lite förut (förlåt)

Kan man verkligen göra det här utan att tänka? Nej, det kan man kanske inte. Men jag vill ändå påstå att det är ganska lätt att skapa den här typen av hissmeningar och knutar när man har gjort det några gånger, speciellt om man gör det i samband med att man redigerar texten. Då har man jobbat med texten ett tag och vet vad den handlar om, vilka ord som är nyckelord och hur det ena leder över till det andra. Då finns tråden redan, och det gäller bara att göra tydliga knutar.

Ett bra exempel

Jag avslutar med ett bra exempel på röd tråd, från en årsredovisning som jag läste nyligen. Den började ”X-förvaltningen har en negativ budgetavvikelse på X miljoner kronor. Avvikelsen beror på tre saker: personalkostnader, kostnader för köpt vård och lokalkostnader.” De tre följande styckena började sedan med ”Personalkostnaderna …”, ”Kostnaderna för köpt vård …” och ”Lokalkostnaderna…”.

Det första stycket löd ”Personalkostnaderna har ökat med X kronor. En orsak till det är att … Ytterligare en orsak är att …”. Jag hade inga problem att hänga med, trots att jag tyckte att själva ämnet var svårt. Den röda tråden gjorde det möjligt!

onsdag 8 maj 2013

Dagens tips är att X

Dagens tips: Om du konstruerar ett mallbrev som skribenterna delvis ska fylla i själva, se till att skribenterna förstår att de ska göra det. Och om det inte alltid är relevant att fylla i allt, se till att brevet kan stå på helt egna ben.

Annars blir det så här:
Vad tror ni, ska jag tolka "Det innebär att X" som ett hot?


måndag 8 april 2013

Lita inte på stavningskontrollen ...

Det har sagts förut, och jag säger det igen: Lita inte på stavnings- och grammatikkontrollen i Word! Häromsistens fick jag följande kryptiska, och helt felaktiga, meddelande från den:

Meddelandet är alltså "Beakta ordformen är. I normal sakprosa kan den kännas invecklad och byråkratisk." Nej, vet du vad, Word! Den kan inte det.

De gröna och röda vågorna under orden kan göra en osäker. Ett sammansatt och helt rättstavat ord blir ofta markerat, medan det felaktigt särskrivna inte blir det.  Därför brukar jag rekommendera folk att slå av funktionen att visa markeringarna medan de skriver (se skärmdumpen nedan).

... men använd den ändå!

När du är klar med texten är det ändå dags att köra stavnings- och grammatikkontrollen. Den är bra på att hitta felstavningar, borttappade bokstäver, omkastade ord, dubbla mellanslag och annat småtjafs som det är skönt att få hjälp med. Men den markerar ofta sådant som faktiskt är rätt, så behåll självförtroendet påslaget. Kolla stavning i SAOL.

För att slå av kontrollen under tiden du skriver, gå till Arkiv och Alternativ, och kryssa ur de här rutorna:


torsdag 4 april 2013

Konsten att skriva instruktioner

Jag inledde dagen med att skriva en instruktion till mina kontorskollegor. Instruktioner är roliga att skriva, men det är inte alltid lätt. Här kommer därför några tips. Jag exemplifierar med min egen instruktion, även om den egentligen mest fyller funktionen av arg lapp.

1. Avgränsa instruktionen

Bestäm dig för vad instruktionen ska lära läsaren att göra. Om du försöker få in för mycket i samma instruktion så blir det ofta oöverskådligt och rörigt (den som gapar över mycket, o.s.v.). Jag avgränsade till hur man blir av med en smutsig kopp, inte till hur man håller ordning i köket. Om du ska skriva instruktioner för ett stort område, gör först en översiktlig instruktion och hänvisa till andra, mer detaljerade instruktioner.

2. Använd ja-och-nej-frågor

Frågor aktiverar läsaren, och det är precis vad man vill i en instruktion. Använd bara frågor som man kan svara ja eller nej på, och var noga med att det inte finns några slags mellanalternativ så att läsaren blir osäker.

3. Använd uppmaningsform

Växla mellan frågor och uppmaningsform, inget annat. Det enda undantaget i min instruktion är första meningen, som visar när instruktionen ska användas. I en mer seriös instruktion skulle jag ha skrivit den som en inledning, för att göra instruktionen helt ren.

4. Se till att det finns en väg ut

När du är klar, kontrollera att läsarna kan slutföra instruktionen oavsett vilken väg de har tagit. I min instruktion glömde jag först att sätta ut pilen mellan "plocka ut disken" och "ställ koppen i diskmaskinen". Då skulle läsaren ha haft kvar koppen när instruktionen tog slut, och det var ju inte meningen. Om det finns flera vägar ut, alltså flera sätt att bli klar, kan du göra en nu-är-du-klar-ruta som alla pilar till slut leder till.

5. Använd rutor eller tabeller, möjligen punktlistor

Rutor med pilar ger bra överblick, men det är inte alltid man har teknisk möjlighet att rita. Då är tabeller ett bra alternativ, med nummer i vänsterkolumnen och instruktioner i högerkolumnen. Pilen måste då ersättas av språket, så här: "Öppna diskmaskinen. Är disken ren? Ja: Gå till steg 4. Nej: Gå till steg 5." 

6. Gör så klart din vanliga mottagaranalys, och testa!

För att lyckas med en instruktion måste man veta vilka förkunskaper läsarna har, vilka ord de kan, vad de själva vill åstadkomma, hur motiverade de är att göra rätt, om de tycker att uppgiften är meningsfull o.s.v. Det bästa sättet att sedan kontrollera om man hade rätt är att testa instruktionen på riktiga mottagare. Gör de rätt? Var kör de fast? 

Vill du blir bra på att skriva instruktioner, ring mig!

Det finns mycket mer att tänka på när man skriver instruktioner, och små ändringar kan ofta göra stor skillnad. Jag drömmer om att få hålla en hel kurs bara om att skriva instruktioner. Vill du gå den kursen? Ring mig så fixar vi biffen!