Dagens tips är att X

Dagens tips: Om du konstruerar ett mallbrev som skribenterna delvis ska fylla i själva, se till att skribenterna förstår att de ska göra det. Och om det inte alltid är relevant att fylla i allt, se till att brevet kan stå på helt egna ben.

Annars blir det så här:

Vad tror ni, ska jag tolka "Det innebär att X" som ett hot?

Lita inte på stavningskontrollen ...

Det har sagts förut, och jag säger det igen: Lita inte på stavnings- och grammatikkontrollen i Word! Häromsistens fick jag följande kryptiska, och helt felaktiga, meddelande från den:

Meddelandet är alltså "Beakta ordformen är. I normal sakprosa kan den kännas invecklad och byråkratisk." Nej, vet du vad, Word! Den kan inte det.

De gröna och röda vågorna under orden kan göra en osäker. Ett sammansatt och helt rättstavat ord blir ofta markerat, medan det felaktigt särskrivna inte blir det.  Därför brukar jag rekommendera folk att slå av funktionen att visa markeringarna medan de skriver (se skärmdumpen nedan).

... men använd den ändå!

När du är klar med texten är det ändå dags att köra stavnings- och grammatikkontrollen. Den är bra på att hitta felstavningar, borttappade bokstäver, omkastade ord, dubbla mellanslag och annat småtjafs som det är skönt att få hjälp med. Men den markerar ofta sådant som faktiskt är rätt, så behåll självförtroendet påslaget. Kolla stavning i SAOL.

För att slå av kontrollen under tiden du skriver, gå till Arkiv och Alternativ, och kryssa ur de här rutorna:

Konsten att skriva instruktioner

Jag inledde dagen med att skriva en instruktion till mina kontorskollegor. Instruktioner är roliga att skriva, men det är inte alltid lätt. Här kommer därför några tips. Jag exemplifierar med min egen instruktion, även om den egentligen mest fyller funktionen av arg lapp.

1. Avgränsa instruktionen

Bestäm dig för vad instruktionen ska lära läsaren att göra. Om du försöker få in för mycket i samma instruktion så blir det ofta oöverskådligt och rörigt (den som gapar över mycket, o.s.v.). Jag avgränsade till hur man blir av med en smutsig kopp, inte till hur man håller ordning i köket. Om du ska skriva instruktioner för ett stort område, gör först en översiktlig instruktion och hänvisa till andra, mer detaljerade instruktioner.

2. Använd ja-och-nej-frågor

Frågor aktiverar läsaren, och det är precis vad man vill i en instruktion. Använd bara frågor som man kan svara ja eller nej på, och var noga med att det inte finns några slags mellanalternativ så att läsaren blir osäker.

3. Använd uppmaningsform

Växla mellan frågor och uppmaningsform, inget annat. Det enda undantaget i min instruktion är första meningen, som visar när instruktionen ska användas. I en mer seriös instruktion skulle jag ha skrivit den som en inledning, för att göra instruktionen helt ren.

4. Se till att det finns en väg ut

När du är klar, kontrollera att läsarna kan slutföra instruktionen oavsett vilken väg de har tagit. I min instruktion glömde jag först att sätta ut pilen mellan "plocka ut disken" och "ställ koppen i diskmaskinen". Då skulle läsaren ha haft kvar koppen när instruktionen tog slut, och det var ju inte meningen. Om det finns flera vägar ut, alltså flera sätt att bli klar, kan du göra en nu-är-du-klar-ruta som alla pilar till slut leder till.

5. Använd rutor eller tabeller, möjligen punktlistor

Rutor med pilar ger bra överblick, men det är inte alltid man har teknisk möjlighet att rita. Då är tabeller ett bra alternativ, med nummer i vänsterkolumnen och instruktioner i högerkolumnen. Pilen måste då ersättas av språket, så här: "Öppna diskmaskinen. Är disken ren? Ja: Gå till steg 4. Nej: Gå till steg 5." 

6. Gör så klart din vanliga mottagaranalys, och testa!

För att lyckas med en instruktion måste man veta vilka förkunskaper läsarna har, vilka ord de kan, vad de själva vill åstadkomma, hur motiverade de är att göra rätt, om de tycker att uppgiften är meningsfull o.s.v. Det bästa sättet att sedan kontrollera om man hade rätt är att testa instruktionen på riktiga mottagare. Gör de rätt? Var kör de fast? 

Vill du blir bra på att skriva instruktioner, ring mig!

Det finns mycket mer att tänka på när man skriver instruktioner, och små ändringar kan ofta göra stor skillnad. Jag drömmer om att få hålla en hel kurs bara om att skriva instruktioner. Vill du gå den kursen? Ring mig så fixar vi biffen! 

Vill dina läsare missförstå dig?

Utanför porten där jag bor har någon ställt en askkopp med tillhörande uppmaning. Släng fimparna här! Ja, var egentligen?

Vilka läser dina texter?

När jag håller skrivkurser brukar jag fråga kursdeltagarna vilka som läser deras texter och hurdana de är. En sak som är bra att veta om sina läsare är om de är välvilliga eller illvilliga. Välvilliga läsare kommer att fimpa i krukan, för de fattar vad skribenten menar. Illvilliga läsare kommer att flina skadeglatt och demonstrativt fimpa strax utanför, för det är faktiskt dit pilen visar.

Gillar de dig? 

Om dina läsare gillar dig och vill göra rätt så funkar kommunikationen oftast ganska bra. Om läsarna ogillar dig, ditt företag eller ditt budskap så måste du anstränga dig mer. Då får det inte finnas luckor i texten, och det får inte finnas möjligheter till illvilliga tolkningar.

Anpassa dig till det!

Att skriva så vattentätt att ingen kan misstolka dig tar tid. Å andra sidan tar det ofta ännu mer tid att städa upp efter en misstolkad text. Därför är det bra att fundera på hur dina läsare kommer att läsa. Är de illvilliga eller välvilliga?

Dagens språkutmaning: juristiska

Härom dagen träffade jag en jurist för att hjälpa henne med en text som hon skriver för sin myndighet. Vi pratade om det typiskt juridiska språket och hur man kan göra det mer begripligt för oss vanliga dödliga. Det var roligt!

När jag skulle gå fick jag med mig ett klipp som hon i sin tur fått av en gammal kollega. Det hade uppenbart cirkulerat lite bland jurister.

Varsågoda att bena upp: Att det inte utom rimligt tvivel är visat att en händelse inte inträffat innebär därför inte att tingsrätten inte finner att den inte inträffat utan endast att den inte utom rimligt tvivel inte har inträffat.

Trevlig helg så länge!

Vi, du, ni — små ord som väcker stora känslor

Det är upprörande med pronomen! Ni kanske är smartare än jag och redan har förstått det, men jag har precis nyss kopplat ihop folks upprördhet över hen, du, ni och vi. Alla pronomen har orsakat debatt någon gång!

Han, hon, hen — allt annat än neutrala ord

Ingen som följer språk- eller samhällsdebatten kan ha missat hen-debaclet. Det går i vågor, med en topp då och då när folk slår knut på sig själva i sin oro över om barn ska få vara barn längre och så vidare. Sen följer några veckor av lugn. Jag tänker INTE ge mig in i den debatten nu.

Du — var mycket, mycket upprörande!

Själv är jag för ung för att minnas du-debaclet, men det lär ha varit riktigt stormigt. Min pappa har berättat om hur min annars mycket vänliga och ostroppiga gammelfaster vände på klacken i en affär där hon blev duad. ”Får jag hjälpa dig med något?” frågade biträdet och neg. Gammelfaster tog det som en förolämpning.

Nu är du neutralt. Skatteverket gjorde en undersökning för några år sedan där de kollade hur folk ville bli tilltalade, och du vann.

Ni — har blivit nästan lika upprörande

Nu är du-tilltal i affärer helt neutralt. I stället är det niandet som väcker känslor. Vissa avskyr verkligen att bli niade. De tycker att den som niar signalerar avstånd och kyla. Jag tycker mest att det låter tillgjort och fånigt.

Det är också bra att komma ihåg att min gammelfaster inte hade gillat att bli niad heller. Hon ville att biträdet skulle kalla henne frun eller fråga "Kan jag hjälpa till med något?". Det är därför språket är fullt av konstiga fraser utan tilltal, som "Får det lov att vara lite påtår?" eller "Vad tycks om den här varan?". Niandet uppåt är nytt i Sverige, men det är en annan historia som du kan läsa lite mer om på lingvistbloggen.

Vi — faktiskt mist lika hett!

Till och med vi kan vara känsligt. Kan Socialstyrelsen skriva Vi har undersökt …? Ja, säger jag. Njaaa, säger mina kursdeltagare, handläggare på Socialstyrelsen. Ironiskt nog medan Bror Rexed blickar ner på oss från väggen, han som fick fart på du-reformen genom att införa duande på Socialstyrelsen.

På Länsstyrelsen i Norrbotten har jag samma diskussion men med andra kursdeltagare. ”Det kryper i kroppen på mig när jag tänker på att vi skulle skriva vi om länsstyrelsen” säger en deltagare, och det syns faktiskt hur håret reser sig på henne. Varför? Det kan hon inte riktigt säga, men det känns INTE bra. Och så är det, pronomen känns.

Jag och mina kursdeltagare kommer överens om att det är Myndigheternas skrivregler som normerar deras texter, och där står det att vi är ok. Det måste framgå vilka vi är, men sen är vi ok. De köper det, men det känns inte bra.

Jag påminner om du-reformen, visar hur mycket enklare texten blir med vi och tröstar med att man vänjer sig.

Alla pronomen är visst upprörande

Pronomen väcker starka känslor. Det är lustigt, för de betyder ju egentligen ingenting. De refererar bara till någon eller några som vi redan har pratat om.

Kanske beror det på att vi ändå avslöjar en del om hur vi tänker på den som vi pratar om. Tänker vi på kunden som en jämlike? Tänker vi på länsstyrelsen som en grupp där vi ingår?

Pronomen är känsliga, helt enkelt. Kanske rent av upprörande. Det kan vara bra att komma ihåg innan man ger sig på att ge råd om dem. Och Skatteverkets undersökning som jag berättade om, den visade att alla de förslagna tilltalsorden blev utskällda av någon. Inga pronomen är neutrala.

Dags att skifta fokus?

En händelse kan beskrivas på så många sätt! Det blev extra tydligt i går, när löpsedlarna basunerade ut att tre personer hade haft möte om ett planerat bröllop.

Löpsedeln förvånade mig, för jag hade snarare förväntat mig att Madde eller Jöback skulle vara den intressantaste personen på mötet. Alltså:

Maddes bröllopsmöte med Chris och Jöback
eller
Jöbacks bröllopsmöte med Madde och Chris

Visst får man olika bild av mötet beroende på vem som är i fokus? Att Chris skulle ha kallat till mötet är förvånande. Är han verkligen drivande i det här projektet? Eller var det något slags krismöte? Vad vill han egentligen?

Som löpsedel betraktad är den hur som helst lyckad. Jag skulle inte reagerat på något av de andra alternativen. Nu blev jag nyfiken.